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por Vera Martins
Estamos em pleno século 21, Era do Conhecimento, da tecnologia
e das mudanças rápidas. A atualização é a palavra de ordem. Por
outro lado, a pressão e a correria do dia-a-dia acabam envolvendo
as pessoas de tal forma que a grande maioria fica à beira de um
esgotamento. A falta de tempo e a sensação de incapacidade são
indícios de que algo precisa ser ajustado. As pessoas que vivem
em constante agitação física e mental, freqüentemente, deparam-se
com imprevistos, trabalham até mais tarde para cumprir todos os
compromissos e, geralmente, terminam o dia tensas e estressadas.
Certamente precisam administrar melhor o seu tempo, distribuir
a atenção entre os diversos papéis (profissional, familiar, educacional
e diversão) e, principalmente, ser assertivas.
Mas, o que é ser assertivo?
Basicamente é a capacidade de negociar seus limites consigo mesmo. É encarar
definitivamente o problema da falta de tempo para viver, sorrir
para as pessoas queridas, ouvir música, assistir um filme, fazer
uma caminhada ou ler um bom livro. Observe que a assertividade
está intimamente relacionada com a capacidade de administrar bem
o tempo. Mais do que regras e princípios, a administração do tempo é uma
postura, uma atitude de viver o presente sem perder o senso e a
perspectiva do futuro.
Muitas vezes as pessoas gastam seu tempo em
atividades pouco produtivas como forma de aliviar
tensões e ansiedades decorrentes das pressões do
trabalho. A procrastinação é um dos recursos mais comuns. A execução
de atividades sem importância também é uma alternativa para fugir de
algo mais importante e que causa tensão. A pessoa que adota a assertividade
e a administração de tempo como prioridades consegue:
* Ser clara e concisa em suas relações, evidenciando
conscientemente o seu posicionamento.
* Dizer sim ou não quando necessário, defendendo seus direitos quando
apropriado.
* Expressar seus sentimentos.
* Ajudar a si própria a desenvolver sua autoconfiança, melhorando sua
auto-estima.
* Escolher o rumo que deseja dar a uma situação.
* Mudar seu próprio comportamento, quando este for inadequado.
* Pedir aos outros para mudar comportamentos inadequados.
* Assumir a responsabilidade pela própria vida e seus relacionamentos.
Infelizmente, ao tentar fugir das grandes responsabilidades
a pessoa provoca a frustração, a tensão e a ansiedade. Entra num círculo vicioso
que a afasta dos objetivos principais. É muito importante evitar que
a crise tome conta e leve a pessoa a perder o controle de sua própria
vida. Os efeitos do estresse constante podem ser desastrosos para a performance
tanto pessoal quanto profissional. Somente uma reavaliação consciente
dos hábitos e rotinas e a decisão de fazer o que deve ser feito, no momento
certo, podem combater os efeitos desastrosos da falta de administração
de tempo e da assertividade. Veja abaixo as áreas atingidas e as conseqüências
da ausência dessas competências:
Percepção - perde na freqüência, na
amplitude e atrapalha na tomada de decisões.
Visão global - perde a percepção do
todo atingindo a atividade gerencial de planejamento
estratégico e administração do tempo.
Capacidade de auto-expressão - perde
no relacionamento humano, na liderança e na
espontaneidade. Capacidade de concentração -
atrapalha a análise e tomada de decisões.
Tempo de reação - atinge o processo
decisório porque o raciocínio fica lento.
Humor/irritabilidade - baixa compreensão
empática atingindo a habilidade de negociação
interpessoal. Criatividade - fica totalmente
comprometida.
É possível desenvolver a capacidade assertiva. O primeiro passo é não perder
tempo com lamentações. Concentre-se no problema, considere e avalie as alternativas,
pense antes de agir, encare a crise como desafio e administre sua ansiedade antes
que ela predomine em sua mente e suas emoções. Para que você consiga atingir
esse nível de comportamento é necessário tomar consciência dos seguintes aspectos:
* Reconheça que a ansiedade é resultado, muitas vezes, das pressões e
não do trabalho.
* Identifique e entenda as pressões que estão causando a ansiedade.
* A ansiedade induz a mecanismos de defesa e fuga que leva ao desperdício
do seu tempo.
* Aprenda a controlar a sua ansiedade através de uma disciplina de trabalho,
com clara definição de objetivos e concentração nas prioridades.
* Concilie e balance suas necessidades de curto prazo com suas necessidades
de longo prazo, usando os esforços na proporção correta.
Ao primeiro sinal de pressão, de ansiedade e de crise não desande a correr,
nem se agite. Pare, pense e reflita. Avalie a situação e organize suas
atividades, fazendo uma coisa de cada vez. E, se for o caso, pare tudo
e faça uma caminhada. Troque a adrenalina por uma dose de endorfina.
Seu sangue e seu corpo ficarão gratos. Mas, para que isso seja possível é necessário
algum esforço. Observe e pratique algumas dicas importantes que podem
ajudá-lo a organizar melhor o seu tempo:
E-mails
Cheque sempre o assunto antes de abrir
um e-mail. Coloque os menos urgentes em pastas
separadas. Mantenha dois endereços eletrônicos:
um pessoal e outro para assuntos de trabalho.
Procure substituir uma ligação por um e-mail
para evitar má interpretação e ter tudo registrado.
Reuniões
Tenha uma pauta definida para reuniões e procure levar todo o material
necessário. Faça encontro com todos os funcionários só no caso de informações
gerais. Do contrário, convoque apenas os que têm interesse direto no
assunto. Pautas novas devem ser anotadas para discussão posterior.
Tarefas
Por ordem de prioridade, faça um planejamento diário das tarefas que
devem ser realizadas no dia. Estipule o tempo previsto para cada atividade.
Em caso de atividades mais longas, determine uma data-limite para a conclusão.
O ideal é deixar "buracos" na agenda para imprevistos.
Postura
Saiba dizer "não", quando for preciso, desde que use argumentos. Nunca
aceite tarefas que você sabe que não terá condições de cumprir no prazo
estipulado.
Papéis e documentos
Elimine os papéis desnecessários sobre a mesa de trabalho e nas gavetas
para não deixar que o acúmulo prejudique seu rendimento e faça com que
você perca prazos importantes.
Secretária eletrônica
Sempre que tiver de deixar recado em uma secretária eletrônica, adiante
o assunto. Quando a pessoa retornar a ligação saberá do que se trata
e agilizará o trabalho de ambos.
Telefonemas
Faça uma lista das ligações que devem ser realizadas no dia e vá respondendo
aos telefonemas na medida do possível, para não acumular ligações para
o outro dia. Nas conversas telefônicas seja objetivo e conciso.
Mude sua vida! Seja Assertivo!
E-mail: http://www.rh.com.br/ler.php?cod=4788
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